Gmailのフォルダ分けをラベルとフィルタリングで色分けまで実現する方法!

 

Gmailをより便利に、効率的に使おうとすると必ず通らなければならないフィルタ機能。

ややこしい話はチョットごめんって人も、簡単なのでぜひこの記事で出来るようになってください。

必要なメールと不要なメールを自動で簡単に振り分けできるようになり、メールに費やす時間と費やす集中力を格段に減らすことが出来ますよ!

本記事では、メールのフォルダ分けをGmailで自動的に実現してしまう方法、フィルタ機能+ラベるによる管理方法と、ラベルに色を付けることでさらにラベルによるメール管理を行いやすくする方法をお伝えしてゆきます。

仕事でGmailを使われている方も、プライベートでGmailを使われている方も、どんどん効率化してゆきましょう!

 

 

Gmailにおけるラベルの考え方

 

アウトルックやサンダーバードなどではフォルダ分けしてメールを個別に管理するというのは当たり前だったりするのですが、Gmailにはフォルダ分けという概念が存在していません。

フォルダの代わりにGmailはメールにラベルを付けることにより、各メールを分類、管理することができます。

根本的なメール管理の思想が異なるので、最初は混乱するかも知れませんね。

ラベルを検索する事でそのラベルを付与されているメール一覧を作ったりする事も出来るので、検索エンジンを運営するGoogleらしいというとそうかも知れません。

 

僕も会社のメール環境がOutlookからGmailに変わった時はとても苦労しましたが、さすがはGoogle!

使いこなせばこなすほど、正直Gmailの方がメールを管理しやすいと思いましたよ。

考え方がシンプルなんでしょうね!

 

アウトルックやサンダーバード等において、フォルダ分けするのと同等の行為をGmailではラベルを付けるといいます。

メールを分類するために必要なメールに必要なタグを付けてゆくようなイメージです。

 

Gmailはメールの管理をフォルダなどのポケットに分けるのではなく、1つのメールボックスの中で全て済ましてしまおう、という発想です。

各メールにラベルを付け、ラベル別に一覧表示することでフォルダ分けをしたのと同等の機能を実現しています。

 

 

Gmail、ラベルの作成方法と色の付け方

 

では、まずはGmailのラベルを使えるようになりましょう。

ラベルを使用するためにはまず、必要なラベルを作成しなければなりません。

フォルダ分けをする前に分類するフォルダを作るように、ラベルで分類するためにまずはラベルを作成します。

実際に本記事を見ながらやってみると、以外な簡単さに「あれ?」ってなりますよ!(笑)

 

Gmailラベルの作り方

 

ラベルは2通りの方法で作成する事が出来ます。

 

Gmailのラベル作成方法

  1. 設定画面の「ラベル」で新しいラベルを作成する方法
  2. 受信トレイやメールを開いている画面のラベルメニューから直接ラベルを作成する方法です。

 

設定画面からのラベル作成方法

では、Gmail設定画面でのラベルの作成方法を解説します。

Gmail右上の歯車マークをクリックし、出てきたサブメニューから「設定」をクリック。

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設定画面上部、「ラベル」をクリックしラベル設定画面を表示します。

画面下側「ラベル」セクションに「新しいラベルを作成」というボタンがあるので、これをクリック。

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新しく作成するラベル名を入力するウィンドウが出現するので、作成したい任意のラベル名を入力します。

例えばですが、「上司」とか「緊急」とか「CCメール」など、その内容によってあなたの行動が変わるはずなので、その判断基準となるような内容でラベルを作っておくとわかりやすいと思います。

入力後は「作成」ボタンをクリックしてください。

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ラベルの作成が完了すると、Gmai画面の左側にあるリスト上の表記に作成したラベルが追加されます。

今回は「ラベル作成テスト」という内容で作成しているので、その内容のラベルが作成されリストに表示されています。

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設定画面からのラベル作成はこれで完了です。

 

メール一覧、メール閲覧画面からのラベル作成方法

次に、メールボックスの一覧画面やメールを開いている画面で直接ラベル作成する方法を解説します。

この方法では、対象のメールに対して作成するラベルを直接付与する事が出来ます。

やり方は対象のメールで右クリックしメニューを表示します。

メニューから「ラベルを付ける」→「新規作成」と進み、「新規作成」をクリックします。

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新しいラベルの入力画面になりますので、先程のメールに対して付与するラベル名を入力し、作成ボタンをクリックします。

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ラベル作成が完了すると、対象のメールにラベルが付与されている事、そして左側のラベルリストに作成したラベル名が表示されているはずです。

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メールを開いている状態でラベルを作成する方法

 

メールを開いている状態の時は、画面上部の「ラベル」のアイコンをクリックする事で「ラベル」メニューを表示する事が出来ます。

表示されたメニューから「新規作成」をクリックして、新しいラベルを作成してください。

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作成が完了すると、対象のメールにはラベルが付与されるのと、左側のラベルリストにラベルが追加されます。

 

そして、ラベルの作成を完了したら、次にラベルに特徴ある色を設定してひと目で解るようにしておきましょう。

 

 

ラベルに色を付ける方法

 

ラベルに色を付けるのは非常に簡単です。

Gmailの画面左側のラベルが並んでいるラベルリストの部分からラベルリストの管理メニュを表示します。

「ラベルの色」という内容がありますので、心クリックするとカラーパレットが出現します。

この中からお好みの色を選択するだけ、です。

 

画面左側のラベルリストの中から、色を付けたいラベルにマウスカーソルを移動すると、ラベルリストの右側が「︙」になります。

そこで、「︙」をクリックするとメニューを表示することが出来ます。

ここで、「ラベルの色」を選択します。

 

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カラーパレットが出現しますので、パレットからお好きの色を選択すると、ラベルに色を付けることが出来ます。

ここで、カスタム色を作成することも可能です。

 

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試しに目立つ「赤色」でラベルに色を付けてみました。

とてもわかり易いですね。

 

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ラベルは一つのメールに複数設定することも出来るので、上手く活用してメールの管理に役立ててください。

 

 


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メール受信時に自動的にラベルを付けることが出来ると超効率的

 

メールをうまく管理して、メール対応に必要な時間を削減する為には、メールボックスを開いた時にすでにラベルが付いている状態であることが絶対条件になりますよね。

そこで、このトピックでは届いたメールに自動的にラベルを付与することの出来るGmailのフィルタ機能について解説します。

概念としてはメールがフィルタで特定のメールを見つけ出し、条件に沿ってラベルを付与するというものですが、Gmailのメールボックスに届いたタイミングで自動的に実行されるので、あなたはそのラベルに基づいて必要なメールを確認するだけ、という状態にする事が出来ます。

 

 

Gmailのフィルタ設定方法

 

Gmailのフィルタ設定では、「特定の条件によって届いたメールを選別し、選別したメールに対して特定のアクションをする」、ということを自動で行うように出来ます。

Gmailのメールボックスを開いた時に、常に必要なメールに必要なラベルが付与されている状態にすることも余裕で可能ですww

僕が前に勤めていた会社はGmailでしたが、毎日届く数百通のメールをフィルタ機能で選別し、最優先のメールと絶対に見なければならないメール、そしてそれ以外に分類していました。

おかげでメールの選別に時間を取られること無く、必要なメールだけに目を通すことが出来、他の人より確実に効率的に仕事をしていりしました。

 

では、Gmailのフィルタ設定を行いましょう。

フィルタはGmailの設定画面から作成する事が出来ます。

Gmailの設定画面を開きましょう。

右上の歯車アイコンから「設定」を選択します。

 

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設定が開いたら、上部タブの「フィルタとブロック中のアドレス」をクリック。

出てきた画面の真ん中にある「新しいフィルタを作成」のリンクをクリックします。

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「メールを検索」というウィンドウが出てくるので、ここでメールを選別する条件を指定します。

今回は、Googleアラートから届いたメールをフィルタによって選別し、自動的にラベルを付けるという設定を進めてゆきます。

「From」欄にGoogleアラートの発信元アドレスを入力し、「フィルタを作成」ボタンをクリックします。

以下の画像は「Googleアラートの送信元アドレス」を入力した状態です。

 

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別の記事でご紹介した複数のアドレスを作り、そのアドレス単位でメールを管理する場合、「To」欄に対象のメールアドレスを入力して「フィルタを作成」をクリックします。

 

メールを検索というウィンドウでは、FromやToアドレスだけでなく件名なども指定出来るので、必要な条件を入力してフィルタを作成してください。

 

メール検索する条件の入力が完了すると、次に「選別したメールにどのような処理を行うのか?」を指定する画面になります。

今回は「ラベルを付ける」という動作をさせるので、「ラベルを付ける」にチェックをいれ、どのラベルを付けるのかをその右側のリストから選択します。

▼をクリックすると一覧が表示されます。

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この時、すでにラベルが存在していればそのラベルを選択すればOKだし、対象のラベルが存在していなければ、ここで新しく作ることも出来ます。

以下の図は、新しくラベルを作る手順を示しています。

ラベルの一覧を表示させたら、「新しいラベル」をクリックします。

 

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新しいラベルの作成ウィンドウが出てきたら、新しく作りたいラベルの名前を入力します。

ここでは、Googleアラートのラベルなので「Gアラート」にしました。
ガンダム風でちょっとかっこいいですねww

既存のラベルを設定したい場合は、リスト上にあるラベルを選択すればOKです。

入力が完了すれば、「作成」ボタンをクリックします。

 

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これで、ラベルの作成とラベルの設定が完了しました。

「ラベルを付ける」にチェックが入っていること、そしてその右側のラベル名に希望の名前のラベルがセットされていることを確認して、フィルタを更新ボタンをクリックします。

この時に、既にメールボックスにあるメールに対してもラベルを付与したい場合は、「一致するスレッドにもフィルタを適用する」にチェックを入れておいてください。

 

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フィルタの設定はこれで完了です。

フィルタ設定によって作成したラベルも色を付けるのを忘れずに!

図で見ると少し面倒な感じもしますが、やってみると簡単ですので是非試してみてください。

 

 

まとめ

 

Gmailのタグとフィルタ機能、やってみると意外に難しくなんか無い、ということが分かって頂けたかと思います。

Gmailを効率的かつ便利に使うためには必須の機能なので、ぜひ使いこなしてみてくださいね!

 

 




【"miura"のプチプロフィール】

miuraの画像


2018年夏、長いサラリーマン生活から独立、起業。自由をゲットしました。

人生は一度きり行きたい時に行きたい場所に行き、やりたいことをやる。
時間と経済的な自由を得て、自分に嘘をつかないスマートライフを送っています。

好き:乗り物、しいたけ、モフモフ猫さん、レッサーパンダ

嫌い:パクチー、夢のない仕事、カロリー

サラリーマンとしていくら頑張っても、結局は人からの評価で物事が決まり、たった一度の人生であるにも関わらず「住むところも、稼ぐ額も、自由になる時間も自分自身が決める事が出来ない」、という不自由に嫌気がさしたのがインターネットビジネスを始めたきっかけ。

【実績】
2017年2月:副業としてネットビジネス開始
2017年8月:副業で月収70万円達成(ブログ)
2018年1月:自身で1記事も書かずに月収60万円達成(ブログ)
2018年7月:念願の独立(自分自身の働き方改革)


“正しく行動すれば目指す結果に到達出来、未来をあなたが望む自由な人生に変えてゆく事が出来る事“を発信しています。


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