仕事を効率化する方法はたったこれだけでOK！最強の時短術で定時退社！

仕事を効率化して早く帰りたい。

早く帰って人生をもっと楽しむために〇〇したい！って思っている方はとても沢山いらっしゃることでしょう。

僕がサラリーマンをしていたときは、結構遅くまで残業しているのが常態化していまして、早く帰って副業頑張りたいのに・・って強烈に思っていました。

サラリーマン時代は副業を行っていたこともあって、考えに考え抜いて可能な限り仕事を効率化して早く帰れるようにしていたのですが、その時の経験とノウハウを基にこの記事を作りました。

机上の理論だけでなく、実際に現場で培った仕事の効率化手法なので是非実践して仕事を時短して定時退社を目指してみてください！

 

この記事はこんな方に最適です

 

 

仕事を効率化する最強の三浦式メソッド

 

 

それではまず、どんな仕事でも効率化してしまう最強の三浦式メソッドをご紹介します。

このやり方は僕が実際に現場で仕事をし実践しながら叩き上げてきた方法なので、仕事はもちろん日常生活においてもやるべきことを効率的にかつ確実に完了することの出来る、最強かつ本質的な効率化手法です。

 

三浦式メソッドとは？

 

 

わかっている人からすると当たり前じゃんという部分もあると思いますが、理解し確実に実行してゆく事がとても重要なポイントになります。

 

まず前提となる「仕事」というものの捉え方を理解しておきましょう。

仕事というのは「作業やタスクを消化して作業前の状態から作業後の状態にすること、つまりアウトプット（成果物）を作成し、そのアウトプットが仕事を終了する為の『完了条件』を満たせば終了」です。

その「完了条件」を満たすためにタスクをこなして処理を進めてゆくわけですね。

 

では、三浦式メソッドの内容を１から順に項目別に詳しく解説します。

 

仕事（業務）の目的を明確にする

 

 

例えば、あなたは昔から受け継がれてきた定期的な社内レポートを作成する作業を担当しているとします。

あなたが作っているそのレポート、惰性で作られているだけでもはや誰も見ていないという事態って、実は結構あったりします。

あなたにとってはそのレポートを作成することが担当として割り当てられた仕事なのかもしれませんが、その仕事・作業をこなすことでレポートするという目的が本当に果たされているのかどうか、というところにフォーカスして考えてみてください。

あなたが仕事して処理したアウトプット（成果物）であるレポートがどう活用され、どの様に役立っているのか、なぜそのアウトプットが必要なのかという目的を理解することで、その仕事をそもそもやる必要があるのかどうかという判断を行うことが出来ます。

 

例えば、各営業社員の状況をとりまとめグラフ化したり全体の進捗状況をレポートとしてアウトプットし、前日の営業状況として上長に報告するとしますよね。

その場合各営業社員がメール上長に逐次報告していたり、口頭で報告することで上長が既に把握しているからもはや翌日に出てくるレポートなんて誰も見てない・・・なんていう笑えない状態になっているかもしれません。

そしてそのレポートについて誰も何も言わないから、本来必要のないレポートを惰性で毎日時間をかけて粛々と作っていたりします。

つまり、「あなたが行っている仕事は、アウトプットしたあとでその目的をきちんと果たせているのか？」という事。

レポートを作るのが目的ではありません。

この場合の目的はレポート（メール、口頭、資料を問わず）を行い必要な人に必要な情報をインプットすることですよね。

前日にあったことや必要なことを伝えるためにレポート用の資料を作っているわけですから、各営業社員から情報のインプットが行われレポートという目的が既に果たされているのであれば、あなたが改めて時間をかけてレポートを作成する必要性はありません。

 

こういった、本来必要のない仕事を惰性で行っているというのは実は身の回りに多く潜んでいて、その仕事に対して使用する工数そのものが壮大な無駄になっていたりします。

今回ご紹介したのはほんの一例に過ぎませんが、この様にその仕事を行うべきかどうかを判断するためにも、仕事の目的を明確にする事が必要になります。

 

仕事の本質は担当としてやらなければならないことをやるということではなく、「その仕事のアウトプットが効果を出しているか？」ということ。

つまり、やった結果が「成果を出し目的を果たしているか？」なんです。

 

別の方法で既に目的が果たされているのであれば、思い切って行うのをやめるという事が一番効果的な効率化の解決策です。

 

 

 

仕事のゴール（完了条件）を明確にする

 

仕事には「完了条件」という「仕事が終わったと判断できる状態」があるはずで、この完了条件の存在しない仕事は通常ありません。

 

 

「完了条件」が存在しない仕事があったとするならば、それは永遠に終わらない仕事・・ということになってしまいますので絶対に関わってはいけない仕事です。

普段の仕事においては明確に「完了条件」を意識していないと思いますが、「無意識のうちにその仕事が終わったと判断できる状態」を目指して仕事を進めているはずです。

 

 

完了条件が明確になっていないと、必要以上の事をやっていて余計な時間を要していたり、報告に行くたびに指示が変わりゴールが動いてしまって、いつまで経っても仕事が完了しない・・といった状況が生まれてしまいます。

 

一つ一つの仕事を確実に終わらせていかないと、次から次へと発生する新しい仕事がどんどんと積み上がってゆきます。

結果やるべきことがどんどん蓄積し、「毎日残業が当たり前」、「終仕事が終わらない」という状態にまっしぐらです。

そのうち、手がつけられなくなって休日出勤や徹夜で自らの犠牲を持って解決してゆくしか無くなってしまいますよね。

 

日々のルーティンワークであっても、突然降って湧いた誰かからの依頼による仕事であったとしても、着手前にその仕事の完了条件を明確に確認しておくことで、その仕事を完了させるために何の情報を集めればよいのか、最終形となるアウトプットをどうしなければならないのかがはっきりわかります。

つまり、その仕事のゴールが明確にわかることでそのゴールに向けて最短ルートでゴール（完了条件を満たす）にたどり着く事が出来るわけです。

 

 

ゴール（完了条件）に対してやるべきことをタスク化（具体化）する

 

これも「完了条件」と同じく日々仕事をしている全ての方が、日々頭の中で無意識に「ぼんやりと」実行していることでもあります。

・・が実はそれを意識的により具体化、可視化することで大幅に効率化する事が出来ます。

 

一つの仕事を完遂する為には多くのタスク（作業や処理）を行ってゆかねばなりませんが、仕事を終らせるということに対して頭の中で無意識に仕事をタスクに分解して一つずつ処理を進めているはずです。

 

例えば、「アイデアを３つ、一枚のスライドにまとめて上長に報告する」という仕事があったとします。

この仕事をタスクに分解すると以下のような内容になります。（一つのモデルです）

 

 

視点の置き方や内容によって多少異なるかと思いますが、こういった１番～9番のようなタスクによってこの仕事の完了条件を満たすことが出来ます。

これらのタスク分解を仕事の実行前に行い各タスクとしてやるべきことを明確にできれば、今後どういったタスクがどのくらい存在するのかということを具体的に可視化できます。

具体的に可視化出来るということは、「事前に誰かにデータの集計をしてもらう必要があるな」とか、「各タスクにどのくらいの時間が必要だから、完了は３日後」というような事も見えてきます。

このように可視化してタスクが具体的に見えると、実際にデータが必要になる前に先にデータの作成をお願いすることで、データの作成中の時間にあなたは別の作業を並行して進めることが出来るということになりますし、仕事の完了の予定を上長（上司）に報告しておくことも出来るようになります。

一見タスク化する時間がもったいないって感じるかもしれませんが、慣れてくればタスク化するのなんて超簡単ですし時間もかかりません。

仕事に含まれるタスクの量にもよりますが、５分～１０分もあれば十分。

それで仕事の完了までの時間を大幅に短縮できますし、抜けもれなくスムースにすすめてゆくことが出来るようになります。

 

すべての仕事がタスク化されていると、作業の進捗午後にいちいち頭の中で都度仕事からタスクに分解する作業を行わずに済むのでロス時間も減ります。

また何より今日何をしなければならないのかが明確に見えるので、全体の効率が一気に引き上がります。

 

ちなみに、記事後半でもご紹介していますが、タスク化するにあたってはツールを使うのがベターです。

僕はTodoistというツールを使用して仕事を分解してタスクを可視化（見える化）しています。

 

 

一連の流れのボトルネックを洗い出す

 

仕事を効率化する三浦式メソッドの最後は、「ボトルネックを洗い出す」です。

仕事というものは沢山のタスクを無駄なく順序よく進めてゆくことで、完了要件までの道のりを最短にでき効率化する事が出来ます。

タスクを処理してゆく流れは直列で並んでいるものが基本ですが、時に幾重にも並列のタスクがあったり、誰かにお願いしている第３者によるタスクがあったりします。

これら一連のタスクの流れは「プロセス」と呼び、日本語であえていえば「過程」とか「経過」という意味になります。

 

あなたが誰かからデータを受け取り、それを処理したものをさらに次の誰かに渡す。

大局的に見るとこれもプロセスです。

あなた自身はそのデータを処理するためにいくつものタスクをこなしアウトプットを作成するはずですが、大局的に見ればあなたが行う仕事そのものも大きな仕事のプロセスの中の一つのタスクである、といった見方もできます。

 

つまりプロセスと言う考え方は、タスクレベルで考える事も出来るし、人毎の仕事単位で考えることも出来ます。

視点の置き方で全く異なるレベル感でプロセスを定義する事が出来ます。

 

 

そしてそのプロセスで一番時間のかかっている所や一番込み入っている箇所は、ボトルネックとなります。

他の作業をいくら高速に処理をしたとしても、ボトルネックとなっている箇所で同じスピードが出せないと他のプロセスがそのボトルネックの速度に足を引っ張られてしまう、という状態が発生します。

例えば・・・

今日がN日だとして、５日後（N+５日）に必要な数字を取り纏め報告しなければならないとします。

あなたが資料を作成するのに必要なデータがあるので、すぐにそのデータの送付をAさんにお願いしたとします。

通常１日もあればAさんからデータが送られてくるはずですが、Aさんが忙しくて４日後にデータが送られてきました。

この時、あなたのタスクを進めるプロセス上、Aさんからデータを貰うという部分がボトルネックになります。

あなたがいくら他の準備タスクをこなしAさんからのデータを待っていたとしても、Aさんからデータを受け取らないと全体のプロセスが前に進まないからです。

こういった、他のタスクや仕事のスピードに合わない箇所、つまりボトルネックを解消することで仕事の効率を改善することが出来ます。

 

この場合の改善策としては、Aさんにデータ作成を依頼するタイミングをもっと早くしたり、Aさんのデータ作成方法を効率化して速度を合わせられるようにする等を行う必要があります。

あくまでも一つの例ですから、それぞれの仕事やタスクによって様々なボトルネックが存在しているはずです。

これらを洗い出し予防的措置を取るか、そのボトルネックとなっている仕事やタスクの効率を改善することで、全体の効率を底上げすることが可能になります。

 

 

最強の効率化手法、三浦式メソッドのまとめ

 

では、効率化の手法である三浦式メソッドを実現するための方法をまとめておきます。

 

1. その仕事の目的を明確にする
2. その仕事のゴール（完了条件）を明確にする
3. ゴールに対してやるべきことをタスク化（具体化）する
4. 一連の流れのボトルネックを洗い出す

 

でしたね。

そして、これらを実現するためには、仕事を受ける時に必ず先に確認しておくことがあります。

 

何のために行う仕事なのか？

まずこれをはっきりさせておきましょう。

上司が言うから絶対に正しいわけではありません。

本当にその仕事が必要なことなのか、自らがきちんと判断するために仕事の背景やその目的をしっかりと把握しておきましょう。

その上で、必要であればその仕事をやればいいのですが、もし万が一必要ないのでは？と思うのであれば、それを率直に理由とともに上司へ相談してみましょう。

 

そしてその仕事を完了させる期限を確認するということです。

場合によっては期限が厳しい可能性もあるので、その場合は他の仕事の納期を遅らせることが出来ないかなども合わせてこのタイミングで相談できればベターですね！

 

仮にこの時、仕事の依頼者が上記１～３の内容を明確に回答できない場合、まずは依頼者にそれらを確認してもらってから引き受けるようにしましょう。

 

 

確実に上記３点を把握してから仕事に取り掛かるようにしましょう。

そして、その３点を満足に把握していない上司や上長は、僕に言わせると残念ながら無能の極みです。

人を動かし、チームのパフォーマンスを最大化して成果を出すマネジメントとしては最低だと僕は思います。

 

 

会議を効率化する

 

 

仕事を効率化してゆくうえで欠かせないのが会議の効率化。

業務時間内における会議時間が多い人ほど、会議の無駄を削減することで劇的に仕事の効率化を図ることが出来ます。

無駄な会議を開くこと無く目的を果たすための具体的な方法、そして会議に招集された時にちょっとした確認を行うことで大きな効率化の効果を生むことが出来る方法を僕の実践経験を基にまとめ上げました。

[blogcard url=”https://yu-kilifedesign.com/hack/businesshack/conference-useless-efficiency-improvement/”]

この会議効率化メソッドを使用して、爆発的な効率化効果を実感してください。

 

 

作業を効率化する

 

 

作業やタスクを処理する際に効率化のために考慮すべきポイントは、「環境、外部影響、作業の順番、使用するツール、やり方」です。

一連の全体プロセスの中に存在する作業やタスクであっても、個人で完結する仕事の中のタスクであったとしても、作業を効率化する際に考慮すべきポイントは同じです。

 

 

作業環境

 

まず単純に集中できない環境であれば必然的に能率は落ちますから、作業に適した環境で作業を行うべきです。

また、電話がよくかかってくる部署で作業の途中に電話を取らなければならない場合、いちいち受話器や携帯電話を左手に持ちメモをとるのでは効率が悪すぎます。

ヘッドセットを導入することで通話中に片手が塞がれるということもなくなりますし、電話の開始と終了時にいちいち手を伸ばして電話を取り上げたりといった無駄な動作を削減する事が出来ます。

 

ちょっとしたミーティングをすぐに行えるようにホワイトボードがあったほうがいいとか、遠方にいる社員とすぐに会議を行えるように電話会議ツール（Skypeやチャットワーク等）を使えるようにするという環境を整備することで、大きな効率化を行うことも出来ます。

環境を作るのにちょっとした投資が必要な場合もありますが、少額の投資で大きな効率改善効果が得られるので、費用対効果を試算し提案してみるのもいいですね！

 

 

外部要因

 

単純に外部からの電話連絡やメールが多くて処理が進まない・・上司や他部門からの急な依頼が舞い込んでくるといったものが外部要因に当たります。

社内外からの電話が多い場合は、電話を減らすことの出来る仕組みを作る必要があります。

そもそもなぜ電話での連絡が多いのか、というところから考えねばなりません。

商材に問題があるのか、FAQを作れば解決できるのか、受注窓口があればいいのか・・・

どうしても減らせないのであれば、電話を受ける窓口を集約するということも対応策の一つです。

社内からの電話が多くて困るのであれば、なるべくメールにするなどしてリアルタイムに時間を奪わないような工夫をしてゆく必要があります。

 

僕が以前働いていた会社も非常にメールが多く、すべて読んでいると非常に時間がかかっていました。

しかし、多くのメールは僕に直接関係ない「CC宛」のメールであり読まなくても何ら問題のないメールでした。

不要なメールを目に触れないようにすれば、多くの時間を節約できます。

使用しているメールクライアントによって多少異なりますが、メールをフィルタリングする機能を使用すれば解決できます。

業務のコア時間に読むべきメールと作業の合間に目を通すメールをフィルタリングによって分類し、効率的にメールを消化できる仕組みを作りたいですね。

CC宛のメールなどは場合によっては通勤時に読むというのも一つの手です。

 

上司や他部門からの急な依頼が発生して効率が落ちるのも外部要因ですね。

組織としてはある程度仕方ない部分もありますが、頻発するようであればそもそもどこかおかしいように思います。

こればかりは個人ではどうにもならないので、社内外における仕事の進め方仕事の割り振り方を見直してゆくしか方法はありません。

なぜ急な仕事の依頼が頻発するのかを分析し、原因から潰してゆくしかありません。

 

作業のやり方・方法

 

三浦式メソッドで既に説明しましたが、やるべき作業を分解しタスク化する事で最短で作業を終わらせる事が出来ます。

手戻り無く最短で作業を終えられるよう、タスク化を行ってから作業を行いましょう。

タスクを最短で完了させるためにやるべき事をゼロベースで考えることで、効率化する事が出来ます。

テクノロジーは常に進化しています。

少し探してみることで、作業を効率化するためのツールが見つけることも出来るでしょうし、新たな方法を取り入れることで効率化することも出来ます。

既存のやり方にとらわれること無く、広い視野で検討し効率化を進めましょう。

 

 

コミュニケーションを効率化する

 

 

では次に、日常的に発生する業務上のコミュニケーションを効率化する方法です。

コミュニケーションには大きく２種類あって、リアルタイムに相手の時間を拘束する電話や会議と、相手の都合の良い時に対応してもらえるメールやチャットがあります。

 

ここまで読み進めてきていただいているのであれば何がいいたいかおわかりかもしれません。

リアルタイムに相手を拘束する電話や会議はその性質上非常に効率が悪いんですね。

つまり、逆の見方をすると可能な限り電話や会議を減らしてゆくことで効率化する事が出来ます。

 

午前中に仕事を終わらせようと忙しく作業をしている時に電話がかかってきて「今日お昼どこいくー？、いいところ見つけたんだよね」なんて話を始められた時には、涙が出そうになりますよね（笑）

 

どうしても「今すぐ、その人と会話して確認しなければならないこと」は電話で行う必要がありますが、それ意外の連絡はメールやチャットで行えば相手の時間をリアルタイムで拘束する必要はなく、お互い自分の時間を有意義に使用することが出来ます。

 

メールで書くより電話で話をしたほうが早い・・という方が中にはいらっしゃいますが、これは大きな間違いです。

電話をするとメールを書くあなたの時間だけでなく、相手の時間まで奪うのが電話です。

相手に対して何を依頼するのか、状況や事実はどうなのかを整理できていれば、１通のメールの文量は多くなりません。

込み入っている内容でなければものの数分～１０分程度あれば書き上げることが出来ます。

簡単な依頼なのであればなおさらですよね。

状況を整理し、事実と依頼事項を端的にメールするスキルがあればすぐにできます。

またこれらのスキルを意識し、日々向上させることで更に短時間で自由自在に物事を伝えるメールを行えるようになり、さらに効率化に繋げることができます。

 

 

仕事を効率化する動き方

 

 

仕事の効率化においては仕事や作業の中身を効率化してゆくだけでなく、日々の仕事に対する向き合い方を変えてゆく事でも効率化を促進する事が出来ます。

例えば朝の通勤電車の中で今日の予定を確認し、やるべきことと納期をリストアップ。

リストアップした仕事やタスクの中から、誰かに依頼しなければならないものが無いか、それぞれのタスクを何時までに終わらせるのか等、その日一日で行うべき仕事の整理と段取りを組んでおく。

たった１０分～１５分ですが仕事の準備を行うことで、その日一日の仕事や作業タスクをこなす速度が格段に変わります。

今日はこれだけの仕事を時間内に終わらせるという意識を持てることで、１日の集中力が全く変わってくるようなイメージです。

実際にやってみると、最初はちょっとしんどい思いをするかと思います。

これまでダラダラと行っていた仕事を時間を意識しながら完成させてゆくわけですから、必然的に集中していますから。

それも慣れです。

２週間も続けると慣れるしコツもわかってきますからかなり楽になります。

頑張って続けてみてください。

 

そして仕事を終える前もしくは帰りの電車の中でもよいですが、今日やり残したことを含めて明日何をやるべきかをリストアップしておきましょう。

明日の朝の仕事の準備が非常にスムーズ行えますよ。

 

 

仕事を効率化する激選ツールやアプリ

 

 

では最後に仕事を効率化してゆく事の出来るツールやアプリケーションをご紹介してゆきたいと思います。

僕も実際に使用して仕事の効率をアップし作業を効率的にすすめることが出来たツールなので、その効果は折り紙付きです。

 

【Todoist】

 

 

タスク管理、アクションアイテム管理ツールです。

シンプルかつ高機能で、タスクをメモりたいって思った瞬間にタスク化する事が可能です。

WEBはもちろんスマホ用アプリもあるので、どのデバイスからでもTodoistにアクセスしタスクの追加や消化を行えます。

僕はもうこれがなきゃ仕事できないってくらいお世話になっています。

無料で使用できますが、タスクにコメントを入れたり等の一定の機能は有料版の購入が必要になります。

[blogcard url=”https://todoist.com/?lang=ja”]

 

 

【Evernote】

 

 

メモをクラウド上に保存しどこからでも参照できるツールです。

メモと一言で言っても、テキストのメモはもちろんメモに画像や写真を貼り付けたり、PDFを貼り付けたメモ、WEBページをそのまま保存したメモ等、メモの形態は多種多様。

様々なものをメモとして記録しておける神便利ツールです。

似たようなサービスは色々とありますが、Chrome拡張機能との連携やほかアプリとの連携、安定性等様々な面で１歩リードしていると僕は思ってます。

WEBページもボタン一発で保存することも出来ますしね。

＜関連ページ＞

[blogcard url=”https://yu-kilifedesign.com/hack/pchack/web-save-pdf/”]

 

一度使いだしたら手放せなくなる必須ツールの一つです。

無料で使用できますが、より高機能な有料プランもあります。

[blogcard url=”https://evernote.com/intl/jp/”]

 

 

【Onedrive】

 

 

画像や映像を始めPCやスマホで扱う各種のファイルをどこにいても参照することが出来る、クラウド上のファイル保存サービスです。

自宅ではデスクトップPC、外出先ではノートPCといった使い方をしている場合などこっちのPCにファイルはあるけど、あっちのPCにはないっていう状態を防ぐことが出来ます。

クラウド上にあるファイル保存領域に保存しておくことで、デスクトップPCからでもノートPCからでも同じファイルを参照する事が出来ます。

僕はまさに家ではWindowsのデスクトップ、出先ではMacbookを使用しているのですが、どのPCでファイルを編集しても最新のファイルがOnedriveに保存されている状態になっているので、PCを持ち出す時にファイルがあったっけ？とか考える必要がなくなりました。

また、スマホからでも同じ情報にアクセスできるので、なおさら便利です。

同じようなサービスで有名所だとDropBoxやGoogleドライブ、icloudドライブ等があります。

なお、OneDriveは５GBまでは無料で使用できます。

[blogcard url=”https://onedrive.live.com/about/ja-jp/”]

 

 

【toggl】

 

 

最後にご紹介するのは、ライフログ用のツールです。

ライフログというのは、有限な２４時間を有意義に過ごすために何に何分使用してたのかを記録する事を言います。

このライフログツールを使用してあなたの毎日を記録する（ロギング）する事で、何に時間を要しているのかが見えるようになります。

つまり、あなたの時間の使い方を可視化する為のツールということです。

仕事の中身を分類し記録することで、どんな仕事に一番時間をかけているのかということも見えるようになりますし、その時間の使い方は目的に対して正しいのかということなども評価ができるようになるので、改善するポイントが見えるようになります。

僕は、このtogglを使用し１日のうちの喫煙時間の多さに驚き、禁煙する事が出来ました。

時間の使い方を可視化するというのは、それほどにインパクトがあります。

Webベースで使えますし、クローム拡張機能で時間計測はワンタッチ、スマホ用のアプリを使って計測することも出来るので、いつでもどこでも計測が可能です。

また、可視化のために個人レベルで使用するくらいであれば無料で使用できます。

[blogcard url=”https://toggl.com/”]

 

【Brabio】

 

 

Brabioはタスク管理ツールをもっと大規模にしたものです。

一言でいうとプロジェクト管理ツール。

Brabioの良いところはガントチャートが引けるところやタスクを他の誰かに割り当てたり出来る事なんですよね。

タスクの前後関係や依存関係などを考慮したガントチャートを簡単に作れるので、プロジェクト全体の進捗はもちろんキラーパスがどこにあるのか等も確認する事が出来ます。

大きめの仕事を効率的に完遂させる時にぜひ使いたいツールです。

[blogcard url=”https://brabio.jp/”]

 

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まとめ

 

少し長くなりましたが、効率化して時短を実現することの出来るポイントとやり方をまとめることが出来ました。

これを見て、めんどくせーなーと思うのも自由だしやってみようかなと思うのは自由。

だけど、やらなければ絶対に効率化なんて出来ません。

なぜならばこれまで通りやればこれまでどおりの結果が出せるわけだから、無理やり大変な思いをして効率化しなくてもいいじゃん、と思っている自分自身がいるからです。

その自分に打ち勝ち、効率化のための行動を始めるかどうかはすべてあなた次第なんです。

ぜひ、行動を始めて仕事を効率化して最高のパフォーマンスを手に入れてみてください！