無駄に長い会議を効率化して削減する方法！そもそもなくすのもあり！

会議に呼ばれて出てみると、「そんなことの為にこれだけの人数を集めたの？」とか、「そもそもこの会議、何がしたいのかよくわからないんですけど・・」といった想いを抱いた経験のある方は沢山いらっしゃると思います。

特にあなた自身が効率的に仕事をこなしたいと日々考えているのであれば、「こんなどうでもいい会議で僕の時間を奪わないで！」とより強く感じたはずです。

僕もサラリーマン時代に同じような思いを多くしまして、僕の周りの会議のやり方を変え大きく効率を改善しました。

本記事はそれらの僕の経験を基に、会議を確実に効率化して無駄な時間を削減する方法をまとめてみました。

会議を効率化して、自分も他の会議参加者も効率的に仕事ができる環境を作ってゆきましょう！

 

この記事ではこんな事がわかります

 

スタッフの方や管理職（マネージャー）の方、フリーランスの方全てにおいて有用な情報として作り上げてみました。

是非活用してみてください。

 

 

「とりあえず会議」は時間とコストの泥棒だ

 

 

会議は１対１の計２名の場合もありますし、３名や４名、場合によっては１０名以上とかになることもありますよね。

普段何気なく開催している会議・ミーティングですが、その会議やミーティング、いったいいくらの無駄が発生しているかご存知ですか？

これを知ったら、「うん、もうそれは泥棒」って思いますよ、きっと（笑）

数十万円のコストをかけ何も決めることができなかった・・・なんてことになったらまさに壮大な無駄会議になってしまいます。

また、会議は日々至るところで行われているので、ちょっとした無駄な会議も積み上げると実はコストも時間も馬鹿にできません。

 

 

会議によってあなたの時間が盗まれている？

 

会議やミーティングはその性質上沢山の人の時間を拘束します。

 

もはや１日の労働時間８時間をかるく超える時間ですよね。

実際には会議場所への移動時間も含みますから、会議を行うということそのものが非常に効率が悪いんですね。

 

逆の言い方をすれば、会議開催者が目的を果たすために別の方法を考え出すことができれば、会議として拘束される予定だった時間を別のことに使うことができるわけですから、会議を行うということがどれだけ人の時間を泥棒していることになるのかおわかりいただけると思います。

会議によって奪われた時間は、会社にとっても会議参加者にとっても非常に大きな損失となります。

 

 

会議におけるコストとは？

 

会議を行う際には多種多様のコストがありますが、殆どを占めるのが人件費です。

コストは自分がもらっている給料ベースで考えがちですが、会社が人件費として計上している額で計算すべきです。

 

会社は人を一人雇うのに給与額（税込み、時間外除く）のおよそ２倍の人件費が必要となります。

※厚生年金や健康保険などの公的費用の負担によって給与額のほぼ倍額になります。

 

登場人物を【A】、【B】、【C】としてそれぞれ給与額をベースにコストを算出してみました。

 

本来はボーナスなどの額も含めて考えるのがより正確ですが、ここでは除外して考えています。

 

 

１時間の会議にどのくらいのコストが必要？

 

では、先程の【A】、【B】、【C】１時間あたりのコストを使用して、実際に会議を行った場合のコストを試算してみます。

 

 

 

なんとなくコストのイメージが湧いてきたと思います。

もう少し規模を大きくしてみましょう。

部や統括部、大規模なプロジェクトでの会議などをイメージしてみました。

 

 

大きな企業でプロジェクトのキックオフを行う等、さらに大規模でかつ役員レベルが複数人を筆頭に数十人が参加する会議などは、確実に数十万円のコストが発生していると考えられます。

小さい会議であったとしても、その会議が毎日毎日何度も行われていると、会社全体として考えるとかなりのコストが会議によって発生しているはずです。

 

 

無駄な会議が増える弊害とは？

 

小さな会議で4,000円程度のコストだから平気だな・・なんて侮ってはいけません。

そのコストは日常的に発生してゆくことストなので、どんどんと積み上がってゆきます。

4,000円のコストが発生する会議でも、10回開催すれば４万円です。

そして、その会議は全社で１日に何回開催されていることか。。。

 

４万円の利益を出すのに必要な売上って、結構なものになります。

利益率の高いソフトウェア業界の利益率平均が19.7％、反対に機械・菓子・科学業界が4.4％なので、４万円の利益を出すのにソフトウェア業界だと約20万円の売上が必要ですし、機械・菓子・科学業界だと約90万円の売上が必要になります。

それだけの利益を上げないとそのコストは負担できないわけですから、会議を効率化してゆくというのは企業におけるコストコントロールという意味でも非常に意義のあることだと言えます。

 

無駄な会議ばかりで本来行わなければならない仕事が進まず、やむなく残業して対応する・・・なんてことになると、会議の費用が無駄であるばかりか残業代という本来必要のないコストも発生してしまうという最悪のスパイラルに陥ります。

会議を効率化するというのは会社のコストという視点という意味ではもちろんのこと、働く人がより効率的に動き早く退社する事が出来るようになりますし、より活気のある職場づくりにも繋がってゆくもので、非常に重要だと僕は考えています。

日常的に行っていることであるからこそ、効率的に目的を達成できる会議を行ってゆきたいですね！

 

会議を効率化してゆく方法は？

 

 

では、実際に会議を効率化してゆくことの出来る具体的な方法をお伝えします。

いずれも僕が実際に経験し、実践してきた方法ですので確実に効果を上げることが出来るはずです。

会議を効率化する為の具体的な方法は２つあります。

 

 

この２つのメソッドを使用することで、会議時間を大きく削減する事が出来ます。

ただ、あなた一人だけが会議を削減しようという意識で動いても効果は十分に得られないので、部門や会社全体で同じ意識を持って取り組んでゆくことが重要です。

 

では、２つのメソッドを具体的に解説してゆきます。

 

 

必要のない会議はやめてしまう

 

 

普段何気なく行っている会議、じつはわざわざ会議しなくてもいいんじゃない？ってのが結構あります。

僕が前に所属していた会社では６割〜８割の会議は別にやらなくてもいいんじゃない？っていう種別の会議でした。

あなたが会議を開催する側であれば、会議をしようと思った時に本当に会議でしか目的を達成できないのか、か今一度吟味・判断してみてください。

 

 

会議開催すべきかどうかを判断するポイント

 

あなたが会議を主催する側なのであれば、会議を行おうとしている目的が複数の人員を集めて拘束する会議・ミーティングでなければ達成できないのかをよく考えてみることですｌ

会議参加者の業務時間を奪いコストを発生させてまで会議として行うべきなのかどうかを判断しましょう。

会議を開催すべきかどうかを判断するポイントは２点。

 

メールなどで代替出来る場合で緊急性のない場合はそもそも会議を開く必要がありません。

代替手段がない場合や緊急性のある場合などは会議を実施し、速やかに目的を達成しましょう。

 

また、会議の種類によってもそもそも会議なんてしなくてもいいんじゃない？というものがあったりします

特によくある事例を会議別に説明してゆきます。

 

 

情報共有会議

 

多くの場合、これらの情報共有会議は必要ありません。

どうしてもスピーカーがしゃべるその音声とその場の空気感が必要な時以外、殆どの情報共有会議は必要ないです。

なぜなら、空気感として感じとらねばならないものがあるという以外は、必要な関係者にメールで展開をすれば、情報を共有するという目的は達せられるからです。

しかし現実的にそうならないのには理由があります。

 

理由１：メールで展開してもだれも見ないから

 

展開しただけでは誰も見ないからと言って「集めて説明すればいいだろう」というのは問題点をすり替え、本来の解決すべき課題から目をそらしています。

本質的な問題は「誰も見ない」というところにあるわけで、誰も見ない理由を明らかにしてそこを改善すべきです。

つまり、本来解決が必要な課題に目をつぶり、安直な改善策である会議で展開するということに繋がっています。

 

必要のない展開は行わない、役に立つ情報をすぐに見れるようにして送る、それでも見ない人には個別のコミュニケーションで対応する等、対応方法は様々あります。

また、課や部など部門やチーム全員で情報を共有できるように部門長のマネジメント力がかなり影響する部分でもあります。

はっきり言ってしまうと、情報共有会議などをしなければ必要な情報が流通しないというのはひとえに部門長のマネジメントスキルの問題である、と僕は思っています。

 

 

理由２：展開するための資料を作成する時間がもったいない

 

これははっきり言って怠慢です。

必要なのであれば、一人の人が３時間でも５時間でもかけて資料を作ってその資料で展開すればいいのですが、それをめんどくさがり１０人を１時間集めてしまう。

集めた時点で１０時間のマイナスです。

仮に資料を３時間で作れるのだとしたら・・・７時間分を無駄にしています。

どう考えても「資料作ってメールで展開したほうが効率的じゃん」という状況なのですが、それが会議開催者（資料作成者）の怠慢により多くの人の脚を引っ張ってしまいます。

 

 

営業報告会議

 

営業報告会議の多くは、怒られに行くようなものだったりします（笑）

これも、報告そのものはメールやチャット、電話で行うことで効率的に目的を完了することが出来ます。

しかし、「営業目標が未達の時にどうリカバリするのか？」などの改善策を求められ、会議の場でガン詰めされる・・といった場面によく遭遇します。

部門長からすると、上司たる威厳を見せつけられる絶好のマウンティングの機会なのかもしれませんが、部門やチーム全員が居るところでそれをしても士気が下がるだけ。

必要な人に個別に対応し、一緒に考え一緒に営業目標を達成してゆく事で会議時間を無駄にすることもありませんし、信頼も上がります。

そして、各営業スタッフも会議に費やす時間を営業活動を行う時間に回せるわけですから、本来の役割を果たすべく営業の仕事に打ち込めるというものです。

 

 

各種の定例会議

 

部門やチーム、施策やプロジェクトの各種定例会議等も無駄なものが多くあります。

中身は結局状況や進捗の報告だったりする事が多いので、そういった内容は資料を作ってメールで展開して完了させるのが効率的です。
※上述の「情報共有会議」の見出しも参照ください

プロジェクトワークにおける初期段階の会議ではブレストや議論などが多く発生するので、それらはしっかりとした準備の上で開催すべきですが、中期から後期の状況確認や進捗確認フェーズでは、毎回集合する必要はありません。

 

その会議の目的は何なのか？という事がはっきりしていると、メールで代替出来るか出来ないかを判断できます。

メールで代替することができれば、会議を無理に開催する必要もなくなります。

なんとなく「顔を見て話したほうが・・」とか言っちゃってる人が居ると、「顔を見て話したら何なんです？」と僕は言いたくなってしまいます。

言っていることはわかりますよ。

だから、たまにはそういう事もあってもいいとは思うのですが、毎回そうする必要はないですよね。

本来組織として必要な潤滑油的なコミュニケーションは普段の何気ない会話で行っておくべきです。

普段のコミュニケーションが無い状況で、会議で顔を合わせてもあまり意味のあるコミュニケーションは生まれないからです。

こういった事は、その部門やチームを率いているマネジメント層の手腕や人間性、マネジメント力がかなり影響しているはずなので、まずそこに早く気づくべきです。

問題は会議じゃなくて、「マネジメント層」のマネジメントスキルなんですよ・・ということに。

 

 

 

会議時間を短縮して削減する為のポイント

 

 

「会議を開催しない」という判断で効率化する方法はわかりましたが、今度は実際に会議そのものの時間を短縮して効率化する為のポイントです。

これも個人レベルで行うよりは部門やチーム、会社で一丸となって意識を変えて文化として根付かせたほうが圧倒的に効果を出すことが出来ます。

 

 

それでは、会議時間を短縮して効率化してゆくためのポイントを具体的に解説してゆきます。

 

 

会議の目的とゴールを明確にする

 

会議を効率化する為には、必ず会議の目的とゴールを可視化し具体的に明確にします。

つまり、「何のためにその会議を行い、その会議が終わった時にどういう状態であるべきなのか」をはっきりさせておくということです。

 

例えば、「部門の業務を効率化する」という仕事を実行しなければならないとします。

その為に部門全員にその主旨を話し協力してもらうための会議を行うとして、会議の目的は「施策の主旨説明と業務を効率化するためアイデアの洗い出し」ということになります。

そして、その会議のゴール（完了条件）を定義します。

例えば業務を効率化に関する会議だとして会議のゴール例としては、「目標値の３倍の工数分の効率化アイデアを洗い出す」といった内容です。

３倍としたのは、アイデアベースの案を精査すると使えないアイデアも出てくるはずなので、精査後に実行できる効率化プランで確実に施策のゴールに到達できるようにする為です。

 

会議の終了時刻が到達した時に、ゴール（完了条件）を満たせるようにしなければなりません。

その為にも会議の冒頭で会議の目的とゴールを参加者全員に周知し、ゴール到達に向けて全力で会議を進めてゆくことの認識を最初に合わせましょう。

会議冒頭で全員に周知し意識を統一しておくことで、前提を揃えることができ効率的に議論出来ることはもちろん、ゴール到達に不要な議論を廃し無駄を排除する事ができます。

 

 

ゴールに辿り着くために必要な人を集める

 

会議は会議の目的に即した必要な人が集合していないと無意味なものになってしまいます。

例えば、何かを決める会議である場合、その決定権を持たない人だけが集まって何時間議論しても結論を出すことは出来ません。

つまり、会議のゴールが「決定」なのであればその決定を行える人が会議に参加している必要があるということです。

 

また、逆の場合もあります。

必要のない人まで会議に呼ばないこと。

その会議に必要以上のコストをかけることになり、その方の自由を勝手に奪ってしまうことにもなります。

 

 

ゴールに到達するまでに必要な資料や情報を準備しておく

 

会議で議論を進めゴールに到達する為に、情報が必要となる場合があります。

事前にどういった情報が必要になるのかを想定し、可能な限り情報を収集しておきましょう。

会議中に必要となった時、すぐに提示出来ることで議論が途切れること無く効率的に進めることが出来ます。

また、事前に用意していなかったとしても、議論の進行に合わせてネットで検索するか社内の誰かに依頼して送ってもらうなどで対応出来ます。

優先すべきはその会議を時間内にゴールに導き会議の目的を達することなので、その為に出来ることは何でもやる、ということです。

 

 

会議時間を工夫してみる

 

会議の時間って、誰が決めたわけではないのですが、なんとなくその会社ごとに暗黙の了解となっているデフォルト時間がありますよね。

あなたの会社の会議のデフォルトは何分でしょうか？

僕が前に所属していた会社は60分でした。

設定される会議はすべて、基本60分。

だから、会議は確実にとりあえず60分。

場合によっては120分とか180分とかってのもあったりしますが、基本60分単位で設定されていましたね。

 

この会議の目的やゴールに必要な時間を無視した時間の設定が大きな無駄を作ります。

会議設定が60分で行われているから、参加者の意識は60分でこの会議を終わらせればいいんだという意識がアリアリで、本来30分で終えられるものをダラダラ60分も使ってしまう。

なので、会議の中身に応じて会議時間を１５分とか３０分とか工夫してみることです。

あまりに無謀な会議時間の設定は逆効果になってしまいますが、頑張れば出来るかも・・という会議時間で設定しておくのが効率化のコツです。

そして、会議の冒頭には会議参加者に会議時間を明確に伝え、その時間内で終わるようにしてゆくことを周知しておきましょう。

 

 

会議する場所を工夫してみる

 

会議室等のファシリティも影響するのですぐに実行できないかもしれませんが、立って会議するというのも会議時間を短縮する一つの方法です。

その為には立った状態でテーブルを使えるような少し背の高いテーブルが必要になるので、ファシリティ面での対応が必要になります。

座らずに立って会議をすることで、必然的に「のんびりやろう」みたいな意識は起きづらくなります。

結果、会議参加者の意識が「早く終わらそう」という方向に自然と向いてゆきます。

立ち会議室は省スペースで会議スペースを作れるのも一つの利点ですね。

 

 

三浦式、会議に振り回されず効率的に仕事をすすめる為のポイント

 

 

ここまでは会議を開催する主催側という視点で会議を効率化してゆく方法をお伝えしてきましたが、このトピックでは会議参加者側の視点で会議に振り回されずに効率的に仕事を行ってゆく為のポイントをご紹介します。

 

会議に招集された時、この２点を具体的に確認することであなたの時間を無駄に使われること無く、あなたがやるべき事を進めることが出来るようになります。

 

 

招集された会議に本当に出席しなければならないのか？

 

会議の招集方法は、所属している会社によってもまちまちで大きく異なると思いますが、僕が勤めていた会社ではGmailのスケジュール機能である会議通知を使って会議招集が行われていました。

会議参加者のスケジュールを確認してスケジュールに空きがあれば、遠慮なく会議通知をぶっこまれるスタイルです（笑）

 

事前の調整で電話がかかってきたりすることもありましたが、殆どは共有されているスケジュールを勝手に確認されて、空いていれば会議設定される・・みたいな感じです。

ひどい時には朝9時から20時ごろまですべて会議・・なんて日もあるくらいですから、僕にとっては会議時間を削減するというのは自分の仕事の効率化のトッププライオリティでした。

 

そんな僕が会議参加者という立場で効率化する為に行っていたのは、「その会議は本当に出席しなければならないのか？」という判断です。

会議に出てみると「その議題だと僕必要ないじゃない・・」といったことが何度もありました。

つまり、会議招集している側が会議の目的や議論の範囲を明確化出来ておらず、関係しそうな人にはとりあえず声をかけた・・みたいな形になっているわけです。

こういった会議の行い方は、冒頭でお話したとおりコストの無駄遣い、時間泥棒に他なりません。

 

こんな会議に巻き込まれて自分の時間を無駄にするのなんて、本当に馬鹿らしいですよね。

なので、自分の業務時間を守るためにも自衛をしなければなりません。

自衛方法は「会議の目的とゴールの確認」です。

会議通知にそれが記載されていれば、それに基づいて自分が出席する意味があるのか、必要があるのかを判断します。

 

問題は会議通知に「会議の目的とゴール」が記載されていない場合。

そしてほとんどの会議通知がこのパターンに該当するので厄介なんですよね。

もうほとんど、何かあれば会議を行うという一種の「反射」行動が習慣化された状態で会議通知が送られてきます。

 

その場合は、会議出席者全員に伝わるように全返信で「会議の目的とゴールを教えて下さい」とメールします。

「会議の目的とゴール」が返信されてくれば、それを基に会議に出席するかどうかを能動的に判断することが出来ます。

僕だけでなく、他の会議参加予定者全員がその判断を行えるようになるわけです。

全返信で返すことに抵抗があれば、最悪個別返信でもいいと思います。

全返信で返す理由は、その他の特段のアクション無しで会議参加予定者全員に確認の趣旨と会議の目的とゴールを共有できるからです。

もし、全返信で返すのに抵抗がある場合や、相手の自尊心を激しく傷つける恐れがある場合は個別に聞くなり、電話してあげるなりで少し気遣ってあげてもよいかと思います。

また、相手が無闇に対抗してくるのであれば、上長経由で相手の上長に話をつけてもらうこともします。

こういう時に、うまく上長（上司）を使って仕事をスムーズに進めてゆきたいですね！

会議を効率化しようという施策が馴染むまではこういった確認が少し頻繁に発生するかもしれませんが、施策が全体に浸透してゆけば自然とその回数や頻度は減少します。

僕自身もスタッフや課長レイヤーから相談されて相手組織の部門長に確認を入れることもしばしばありましたが、暫く経つとそういうことも減少しました。

上長（上司）はうまく使いましょう（笑）

僕の理解では上長はその為にいますから・・・

 

 

招集された会議、本当に開催する意味があるのか？

 

「会議の目的とゴール」がわかれば、その会議を開催する意味、必要があるのかということも判断する事が出来ます。

その会議の目的だと「メールで展開すれば済むんじゃない？」とか「必要な人にメールで意見聞いてまとめればいいだけじゃない？」みたいな事がよくあります。

そもそも会議開催者が会議以外で解決できるにもかかわらず反射的に「会議を開こう」、と安易に思ってしまうことに問題があります。

そんな時にはメールで「〇〇すれば、会議しなくても対応できるんじゃない？」という主旨のメールを送ってあげると、「あ、そうか」という気づきをもたらすことが出来ます。

 

 

同時に、なぜそうしたほうがいいのかという部分も添えてあげると、相手の理解を早めることにも繋がります。

できれば全返信で。

感情を逆なでしてしまいそうな場合は個別返信ですね。

 

会議主催者は「誰に相談すれば解決するのかがわからないだけ」という場合もありますし、「単に他の方法で解決する方法を想定していないだけ」なので、その気づきを持ってもらうことで会議参加者全員の時間を奪われること無く、会議をしたかった目的も果たすことが出来ます。

 

また、自分が資料を作成する手間を惜しむばかりに安易に会議を開き、多くの人の時間を泥棒する人も居るので注意です。

そんな人にも、「きちんと資料作って展開して意見聞けばいいのでは？」とお伝えして対応するべきですね。

 

こういった場合も変に対抗される場合は上長経由で話をつけてスッキリさせます。

全社一丸となって会議を効率化するという取り組みを行うのがベストですが、あなたが個人的に会議の効率化を始める場合は上長ともよく話し合い、上長にあなたの仕事のスタンス、仕事の進め方を効率化しているんだということを理解しておいてもらってください。

そして、できれば部門でやっていきましょうという提案して部門施策として行ってゆくことです。

本来目指すべきは一人だけの効率化ではなく、全体最適であり、全体でいくら効率化できたか・・ということなのですから。

 

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まとめ

 

仕事における会議を効率化する方法の大きなポイントは２つありました。

 

それぞれにおける会議の効率化方法の本質をまとめると以下の３点になります。

 

会議というものは沢山の人が集まるので非常に効率が悪くなります。

つまり、会議の多い会社は効率が悪い・・　ともいいかえることが出来ます。

全社や部門単位で取り組み、ぜひ爆発的なパフォーマンス向上を遂げてください！